Privacyconvenant: Een praktische vertaling van de AVG voor het onderwijs

Het Privacyconvenant speelt een cruciale rol in de digitalisering van het onderwijs, waar persoonsgegevens van leerlingen en medewerkers steeds vaker worden verwerkt in digitale leermiddelen en toetsen. Dit convenant vertaalt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) naar heldere afspraken en verantwoordelijkheden voor scholen en leveranciers. Hier bespreken we wat het privacyconvenant inhoudt, waarom het belangrijk is en hoe scholen en leveranciers hier praktisch mee omgaan.

Wat is het Privacyconvenant?

Het Convenant digitale onderwijsmiddelen en privacy bevat afspraken die ervoor zorgen dat persoonsgegevens zorgvuldig worden behandeld binnen het onderwijs. De kern van het convenant is dat scholen altijd de regie behouden over de gegevens van hun leerlingen. Dit betekent onder andere:

• Verantwoordelijkheid: Scholen zijn verantwoordelijk voor een veilige verwerking van persoonsgegevens en voor een duidelijke communicatie hierover richting ouders.
• Afspraken met leveranciers: Scholen maken goede afspraken met leveranciers van digitale leermiddelen en toetsen, zodat deze voldoen aan de eisen van de AVG.

Een belangrijk instrument binnen het privacyconvenant is de Model Verwerkersovereenkomst.

De Model Verwerkersovereenkomst

De Model Verwerkersovereenkomst is een document dat vastlegt hoe leveranciers persoonsgegevens mogen verwerken. In 2022 is versie 4.0 van de overeenkomst geïntroduceerd, als vervanging van versie 3.0 uit 2018. Deze nieuwe versie bevat verbeterde bepalingen die beter aansluiten bij de laatste regelgeving en praktijkervaringen.

Belangrijkste punten van de model verwerkersovereenkomst:

1. Dwingende afspraken: Door artikel 4 van de overeenkomst te ondertekenen, verplicht de leverancier zich aan de bepalingen van het privacyconvenant.
2. Geen afwijkingen: Scholen dienen uitsluitend de model verwerkersovereenkomst te gebruiken. Het accepteren van een door de leverancier voorgestelde afwijkende overeenkomst kan leiden tot niet-naleving van het convenant en de AVG.
3. Bijlagen essentieel: Een overeenkomst zonder bijlagen is incompleet en voldoet niet aan de wettelijke vereisten. Scholen mogen deze niet ondertekenen.

Waarom is het Privacyconvenant belangrijk?

Het gebruik van digitale middelen in het onderwijs biedt veel voordelen, maar brengt ook risico’s met zich mee, zoals datalekken en misbruik van gegevens. Het privacyconvenant waarborgt:

• Beveiliging: Persoonsgegevens zijn beter beschermd.
• Vertrouwen: Ouders en leerlingen kunnen erop vertrouwen dat hun gegevens zorgvuldig worden behandeld.
• Wettelijke naleving: Scholen voldoen aan de eisen van de AVG en minimaliseren risico’s.

Adviezen voor scholen en bestuurders

1. Gebruik Model Verwerkersovereenkomst 4.0: Scholen wordt aangeraden om bij nieuwe afspraken direct over te stappen op versie 4.0. Bij herziening van bestaande overeenkomsten is het verplicht om naar deze nieuwe versie over te stappen.
2. Communiceer met leveranciers: Informeer leveranciers over het bestaan van het privacyconvenant en de model verwerkersovereenkomst. Moedig hen aan zich hierbij aan te sluiten.
3. Wees kritisch op afwijkende overeenkomsten: Als een leverancier een eigen verwerkersovereenkomst voorlegt, ga hier dan niet zomaar mee akkoord. Dit kan leiden tot niet-naleving van het privacyconvenant en risico’s voor de bescherming van persoonsgegevens.
4. Scholing en bewustwording: Zorg ervoor dat alle betrokkenen binnen de school goed op de hoogte zijn van hun verantwoordelijkheden en de afspraken in het privacyconvenant.

Veelgestelde vragen

Heb je vragen over hoe het privacyconvenant in de praktijk werkt of over specifieke situaties zoals het omgaan met leveranciers of het implementeren van de model verwerkersovereenkomst? Een uitgebreide lijst met veelgestelde vragen en antwoorden is te vinden op de website van het Privacyconvenant.

Het Privacyconvenant is een belangrijke pijler

Het Privacyconvenant is een belangrijke pijler voor de veilige en verantwoorde digitalisering van het onderwijs. Door de regie te behouden en gebruik te maken van de model verwerkersovereenkomst, kunnen scholen voldoen aan de AVG, risico’s beperken en vertrouwen van ouders en leerlingen waarborgen. Scholen en leveranciers dragen samen de verantwoordelijkheid om digitale leermiddelen en toetsen veilig en effectief in te zetten.

Meer informatie en de model verwerkersovereenkomst 4.0 zijn te vinden via de website van het convenant.