Leveranciersmanagement als fundament voor dataveiligheid

Leveranciersmanagement speelt een steeds belangrijkere rol binnen informatiebeveiliging. Organisaties die grip willen houden op hun data, moeten verder kijken dan de eigen IT-omgeving.

Veel organisaties richten hun aandacht op interne systemen en processen. Echter ontstaat er een nieuw risicogebied zodra externe leveranciers toegang krijgen tot persoonsgegevens of bedrijfskritische data. Zonder goed leveranciersmanagement is het onmogelijk om datarisico’s écht onder controle te houden.

Waarom is leveranciersmanagement onmisbaar?

Leveranciers hebben vaak toegang tot gevoelige informatie. Denk aan persoonsgegevens, financiële gegevens of interne documenten. Als een leverancier een fout maakt of niet voldoet aan beveiligingseisen, ligt de verantwoordelijkheid nog steeds bij de opdrachtgever. Volgens de AVG blijft de organisatie zelf eindverantwoordelijk.

Daarom is het belangrijk om leveranciers structureel te beoordelen, te contracteren en te controleren. Goed leveranciersmanagement maakt dit mogelijk.

Shadow IT: het verborgen risico

Wanneer medewerkers zelf tools en applicaties installeren zonder toestemming van IT, spreken we van shadow IT. Vaak is dit bedoeld om efficiënter te werken, maar het brengt ook grote risico’s met zich mee.

Zonder duidelijk leveranciersbeleid kunnen tools gebruikt worden die data opslaan op onbekende locaties en vaak zonder de juiste beveiliging. Hierdoor ontstaan kwetsbaarheden en voldoet de organisatie niet aan de AVG of NIS2.

Selecteer leveranciers op basis van risico en relevantie

Het leveranciersmanagement begint bij een zorgvuldige selectie. De organisatie dient te beoordelen of een leverancier aansluit bij de eigen doelstellingen en dataklasse. Gebruik hierbij de BIV-classificatie:

• Beschikbaarheid – Is de dienst beschikbaar wanneer nodig?
• Integriteit – Worden gegevens ongewijzigd en juist verwerkt?
• Vertrouwelijkheid – Hebben alleen bevoegde personen toegang?

Voor een leverancier van salarissoftware gelden andere eisen dan voor een IT-hardwareleverancier. Stem het beleid af op het risico en het soort gegevens.

Leg afspraken contractueel vast met verwerkersovereenkomsten

Wanneer leveranciers persoonsgegevens verwerken, is het verplicht om een verwerkersovereenkomst op te stellen. Dit contract bevat afspraken over:

• het doel van de gegevensverwerking;
• bewaartermijnen;
• beveiligingsmaatregelen;
• subverwerkers;
• audits en controlemechanismen.

De verwerkersovereenkomst legt de basis onder goed leveranciersmanagement. Het voorkomt onduidelijkheid én ondersteunt naleving van wetgeving.

NIS2 stelt strengere eisen aan leveranciersbeheer

Met de invoering van de NIS2-richtlijn worden organisaties verplicht om ook het beveiligingsniveau van leveranciers structureel te controleren. Dit geldt vooral voor organisaties in vitale sectoren, maar het werkt door in hele ketens.

Risicoanalyses, contractuele afspraken en periodieke controles maken voortaan onderdeel uit van het leveranciersmanagementproces.

De Privacy Officer als centrale spil

Binnen de organisatie speelt de Privacy Officer een toezichthoudende en adviserende rol. De Privacy Officer:

• beoordeelt contracten en risico’s;
• ziet toe op naleving van de AVG;
• begeleidt audits en DPIA’s;
• adviseert over passende maatregelen.

Door deze rol te verankeren, ontstaat consistent leveranciersmanagement.

Interne bewustwording als onderdeel van het proces

Goede afspraken alleen zijn niet genoeg. Medewerkers moeten weten wat de procedures zijn bij het inzetten van leveranciers of het gebruiken van nieuwe tools.

Een duidelijk aanspreekpunt, richtlijnen en bewustwordingssessies helpen om risico’s te verkleinen. Zo wordt leveranciersmanagement een integraal onderdeel van de organisatiecultuur.

Voorbeeld uit de praktijk: HR-software

Een organisatie schakelt een leverancier in voor personeelsadministratie.
Wat ging goed:

• Een verwerkersovereenkomst is opgesteld.
• De IT-afdeling en Privacy Officer hebben de beveiliging beoordeeld.
• Medewerkers zijn geïnstrueerd over veilig gebruik.

Wat ging fout:

• De leverancier schakelt een subverwerker in zonder melding.
• De subverwerker slaat gegevens op buiten de EU.

Hierdoor is er sprake van niet-naleving van de AVG en ontstaat reputatieschade.

Actiepunten voor effectief leveranciersmanagement

1. Breng alle leveranciers in kaart.
2. Controleer wie persoonsgegevens verwerkt.
3. Sluit verwerkersovereenkomsten af.
4. Voer risicoanalyses uit per leverancier.
5. Betrek de Privacy Officer bij nieuwe contracten.
6. Zorg voor bewustwording bij medewerkers.

Het belang van leveranciersmanagement

Leveranciersmanagement is een randvoorwaarde voor moderne databeveiliging. Zonder regie op leveranciers is naleving van de AVG en NIS2 onmogelijk. Organisaties die leveranciers actief beoordelen, contracteren en controleren, versterken hun positie én minimaliseren risico’s.